17 trucos de administración de correo electrónico que mejorarán su propia existencia

Según un estudio de Workfront, un proveedor de gestión basado en la nube, el U promedio U.S. El empleado tiene 199 correos electrónicos no leídos o sin abrir en su bandeja de entrada en un momento dado. Si esa figura suena alta, afortunada, y si suena bajo, podría ser el momento de darle a su estilo de comunicación una revisión completa. Más importante aún, sin embargo, no es necesario ser así. Si bien el correo electrónico se ha convertido en sinónimo de algo que es abrumador, lento y tedioso, no es demasiado tarde para que esté a la altura de su facturación como un medio rápido, simple e indoloro para comunicarse entre sí.

La clave para administrar su bandeja de entrada con vigilancia es conocer los trucos del comercio. El hecho es que hay un conjunto completo de herramientas de todo tipo que han sido desarrolladas a lo largo de los años por los pacientes de correo electrónico de ideas afines que solo intentan luchar por debajo de su correo no leído. Pero antes de que pueda aprovechar estos trucos, por un cinturón negro de la bandeja de entrada, tienes que aprender lo que son. Entonces, sin más preámbulos, hemos reunido 17 de los trucos más ingeniosos, sin sentido y muy necesarios para ayudar a abordar las salvajes de su bandeja de entrada de una vez por todas.

1 Juega el juego de correo electrónico.

El juego de correo electrónico es un juego en línea que, después de estar firmado en sus cuentas por correo electrónico, administrando la diversión de su bandeja de entrada. Esencialmente se vuelve a través de sus correos electrónicos, pidiéndole que tome medidas sobre cada uno mientras un temporizador hace clic, manteniendo el puntaje en función de cuántos correos electrónicos responde inmediatamente en lugar de guardar para más adelante. Aunque el juego se puede detener, permitiéndote llegar a tus correos electrónicos de una manera más serena, es una excelente manera de poner un poco de emoción y competencia, en una tarea seca.

2 Streamline con Sortd.

Alguna vez desearía que su cuenta de correo electrónico fuera más inteligente? Bueno, Sortd es algo así. Además de colocar sus cuentas de correo electrónico dentro de una página web más amigable para los ojos, también incluye características que lo ayudan a mantenerse al tanto de su carga de trabajo. Estos incluyen recordatorios, widgets que ayudan a optimizar su lista de tareas pendientes e incluso una función de seguimiento que le permite ver cuándo se han abierto sus mensajes. También le permite compartir fácilmente dentro de un grupo, haciendo que los proyectos de equipo sean más fluidos.

3 Integre sus direcciones de correo electrónico.

¿Alguna vez querrá diversificar las cuentas de correo electrónico para hacer un social, un negocio y una cuenta personal, por ejemplo, pero preocupación de que hacerlo haga que el cambio entre ellas sea otra tarea frustrante para abordar? No estás solo. Afortunadamente, Shift, una aplicación descargable gratuita, le permite integrar todas sus direcciones de correo electrónico en una ventana elegante y fácil de hacer, lo que hace que el alternar entre ellas sea tan fácil como el clic de su trackpad. Como beneficio adicional, también integra la funcionalidad de búsqueda, lo que significa que puede mirar a través de toda su obra de comunicaciones a la vez, especialmente útiles para aquellas comunicaciones que residen en la frontera de negocios y personales.

4 abandona el firma.

En los primeros días del correo electrónico, el formulario fue tratado como una carta física e incluyó un saludo, un mensaje y un inicio de sesión. Sin embargo, ahora que todos se han inundado con los correos electrónicos de una manera que seguramente no sería posible con el correo físico, las reglas han cambiado.

Por un lado, ya no es necesario un inicio de sesión. Todavía pueden usarse para comunicaciones más formales, y al presentarse a sí mismos, pero de lo contrario, no hay necesidad de tomarse el tiempo que decide entre "lo mejor" y "calurosamente."Ponerlo simplemente ya que.

5 Ordene sus mensajes por prioridad.

SaneBox es otra pieza de software útil que, aunque no es gratuito (los planes comienzan en $ 59 para el año), podría valer la pena. Esencialmente le permite clasificar los correos electrónicos en función de su urgencia, incluido "ahora", "más tarde" y, para aquellas notas que nunca necesitan ver la luz del día, "Black Hole."

6 Implementar el método de Ohio.

Si duda al abrir correos electrónicos, el método de Ohio es para usted. Significa que "solo manejarlo una vez", y lo deja con tres opciones: responder, eliminar o archivar adecuadamente. Esto significa que no se desplaza, diciéndole que "lo llegará más tarde", porque la verdad es que probablemente no.

7 Manténgalo conciso.

Quiero sacar sus correos electrónicos más rápido? Intenta limitarte a un número fijo de palabras en tu respuesta. Si bien esto puede sentirse discordante al principio, cuantas menos palabras emplee en sus comunicaciones, más tiempo tendrá en sus manos. Sin embargo, no disfrute de su impulso de lanzar palabras de cobertura como "tal vez" y "creo" para suavizar lo que puede parecer un lenguaje cortés al primero, por lo que puede hacer que parezca menos autorizado.

8 Guardar plantillas de mensajes.

Si a menudo envía el mismo mensaje (por ejemplo, para confirmar una compra o validar una suscripción), guarde esa plantilla en una carpeta de escritorio y retírelo cuando sea necesario. Si no necesita pensar mucho en un correo electrónico, tampoco debería poner tanto tiempo. Teniendo en cuenta que los empleados gastan hasta el 28 por ciento de su semana laboral, simplemente administrando su bandeja de entrada, esto puede ahorrarle una cantidad impactante de tiempo y desperdiciar productividad en el transcurso de un año. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

9 Vacencia tu basura al final de cada día.

Vaciar tu basura puede ser estresante, después de todo, una vez que se ha ido, se ha ido para siempre. Sin embargo, si un correo electrónico es verdaderamente urgente y accidentalmente lo destroza, no se equivoque: la persona que intenta ponerse en contacto lo enviará nuevamente.

Mejor aún, vaciar la basura al final del día ayuda a asegurarse de que su correo electrónico sea agradable y vacío cuando lo revise por la mañana, y puede reducir el temor que siente cuando abre esa bandeja de entrada al comienzo del día.

10 Use un indicador de final de mensajes.

Poner EOM al final de una línea de asunto: "Fin del mensaje", hecha a la persona que el mensaje no necesita ser abierto: la información necesaria ya se ha transmitido. Es un gran ahorro de tiempo cuando se usa un correo electrónico simplemente como un recordatorio. Úsalo y alentar a otros a también. No tener que abrir un correo electrónico puede no parecer un gran ahorro de tiempo, pero se suma.

11 Mensajes de eliminación que no leerá primero.

Antes de abrir cualquier cosa, elimine esos correos electrónicos que obviamente no valen su tiempo. Y teniendo en cuenta que hasta el 45 por ciento de todos los correos electrónicos son spam, pero no necesariamente llegan a su carpeta de spam, definitivamente vale la pena deshacerse de algunos de ese desorden. Al limpiar parte del pincel, hará que el resto de sus tareas de correo electrónico se sienta un poco menos estresante. Y cuando se trata de estrés, cada parte reduce los recuentos.

12 Hacer carpetas de archivo que se ajusten.

La mayoría de las direcciones de correo electrónico vienen precargadas con algunas carpetas, entradas, basura, archivada, etc., y a veces incluso algunas especiales, como viajes, personales o negocios. Si bien estos son un excelente lugar para comenzar cuando se trata de organización de correo electrónico, no deberían ser los únicos en los que confía para mantener organizados sus mensajes. Si bien aún puede usar las carpetas preexistentes, asegúrese de agregar la suya para ayudar a agilizar sus búsquedas. Realice carpetas para comunicaciones personales, contactos de relaciones públicas o incluso mensajes de la escuela de sus hijos y puede retener la información importante que contienen sin dejar que esos mensajes obstruyan su bandeja de entrada.

13 Establecer recordatorios.

Boomerang es otra aplicación descargable que puede optimizar esa bandeja de entrada empantanada en poco tiempo. Inicialmente conocido como Baydin, el nuevo nombre es más apropiado para su función: permite a los usuarios sacar correos electrónicos fuera de la vista, solo para que regresen cuando los necesite. La aplicación gratuita enviará mensajes en su nombre en fechas especificadas, para recordatorios semanales o facturas mensuales, y puede eliminar mensajes de su bandeja de entrada hasta que necesiten ser tratados. Además, puede recordarle hacer un seguimiento de los mensajes que ya ha enviado.

14 Use atajos personalizados y respuestas enlatadas.

No se puede negar que las respuestas enlatadas pueden sonar robóticas. Sin embargo, una respuesta enlatada que es personalizada puede ser una herramienta que ahorra tiempo que no sacrifica su personalidad. Observe sus comunicaciones pasadas para ver qué frases usa más y cree un documento de ellas para ahorrar tiempo. De hecho, para los usuarios de Gmail, esta funcionalidad se construye correctamente en el programa de correo puede recordar las frases que usa con mayor frecuencia en sus mensajes y le permite insertarlos simplemente presionando la tecla Tab.

15 Eliminar después de reenviar.

A veces nos envían correos electrónicos que realmente no deberían dirigirse a nosotros en primer lugar. Tal vez sea para alguien más en la empresa, o el compañero de cuarto que paga las facturas de electricidad. De cualquier manera, debe estar frente a los globos oculares de otra persona, no los nuestros. En lugar de simplemente reenviar y olvidar, sin embargo, elimine toda la cadena después de pasar cualquier información pertinente. No es su negocio, entonces, ¿por qué debería ocupar espacio en su bandeja de entrada??

16 Utilice la función de archivo.

Si su correo electrónico ya está pesado con mensajes en exceso, un buen primer paso es dar el paso y simplemente eliminar todo. La mayor parte de eso probablemente nunca se enfrentará en este momento, y la persona que estaba esperando una respuesta probablemente ha olvidado. Si no puedes hacer el movimiento, archivarlo, es mejor que nada y te acercará un paso más al mítico "Bandeja de entrada cero."

17 Unta la suscripción a las cosas que no lees.

Alguna vez suscribirse a un boletín o algún otro correo electrónico regular solo para enamorarse de él, pero continúa recibiendo mensajes que hacen poco más que platija en la parte inferior de su bandeja de entrada? Alguna vez hago eso 10, 20 o no sé, 200 veces? Si es así, estás en buena compañía. Tal vez por eso la aplicación gratuita, Unroll.yo, me ha enganchado un punto de apoyo en el mercado. Después de descargar, desenrollar.El algoritmo de ME reúne todas sus suscripciones de correo electrónico, permitiendo una fácil clasificación y/o cancelación de suscripción. Además, su característica de "rollup" ofrece un formato guapo para examinar importantes boletines que le gusten. También es ilimitado: el servicio está disponible en todos los dispositivos.

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