15 formas en que escribes correos electrónicos mal

En cuanto a las comunicaciones de la era digital, ninguno comparte la ubicuidad del buen correo electrónico. Todos participar en el correo electrónico. De hecho, según los datos recopilados por el Grupo Radicati, una firma de investigación de mercado centrada en la tecnología, colectivamente disparamos casi 270 mil millones de correos electrónicos por día. Escribir correos electrónicos es una parte tan cableada y horneada de la vida cotidiana que, como caminar y hablar y respirar, debería ser una segunda naturaleza para todos ahora. En otras palabras, no hay excusa para recortar un correo electrónico incorrectamente.

Y sin embargo, muchos correos electrónicos están plagados de fallas. (Apostaría a que, de esos 270 mil millones, un sólido 260 mil millones caen en esta categoría.) Líneas de asunto Meek, saludos falsos, opciones de fuentes mal aconsejados, oh, y ni siquiera me hagas comenzar con el doble espacio (o el guión doble). Sí, hay muchas cosas que puedes arruinar en el proceso de escritura por correo electrónico. Aquí, encontrarás los delincuentes más frecuentes y aprenderás a arreglarlos también. Donde no había excusa antes, hay en realidad No hay excusa ahora. Y para obtener más consejos sorprendentes de la oficina, aprenda las 25 formas geniales de conquistar el agotamiento de la oficina.

1 Estás firmando con cualquier cosa menos "Lo mejor."

Atentamente. Gracias. Lo mejor de mí. O simplemente nada en absoluto. Hay innumerables firmas por correo electrónico para elegir. Pero al usar muchos de los comunes, como esos cuatro, corre el riesgo de salir demasiado formal, demasiado frío, demasiado falso o demasiado distante (respectivamente). Juega a salvo apegándose del tiempo probado Mejor. Según Patricia Napier-Fitzpatrick, funciona para cualquier situación y aterriza directamente en el centro del diagrama formal de Venn informal. En resumen, es tu mejor apuesta.

2 Estás usando palabras extrañas en cadenas.

Una vez que se pone en marcha una conversación, no hay necesidad de Hola o estimado o gracias o mejor. (Doblemente si trabaja en una oficina muy unida, donde la conversación es más que una necesidad de refrigerador de agua.) Saludaciones y valedicciones simplemente desordenan su correo electrónico e interrumpen el flujo de conversación. Comience cada cadena con ellos, seguro, pero abandonándolos tan pronto como pueda.

3 Vas a superar el recuento de palabras.

Según un estudio de 40 millones Correos electrónicos comerciales, realizados por la gente de Boomerang, la aplicación de productividad, hay una longitud perfecta para los correos electrónicos de ventas. Para obtener la máxima eficacia, asegúrese de que su correo electrónico no sea más corto que 50 palabras y no más de 125. (Sí, eso incluye las cuatro a seis palabras para las que usa Holaarena adióss.) Y para más formas de dominar el arte de la mensajería electrónica, aprenda los 17 hacks de correo electrónico de genio que mejorarán su vida.

4 Estás doble espacio.

Para envejecer instantáneamente, coloque dos espacios al final de cada oración. La práctica de doble espacio-A solo verá en estos días en correos electrónicos de abogados, médicos y sus abuelos originados como un mandato tipográfico en el siglo XIX. En aquellos días, la tinta podría mancharse, y los períodos pueden no llegar a la ejecución de impresión final. El espacio adicional sirvió como un cojín de claridad, por así decirlo, para asegurarse de que un lector supiera, con certeza, que se terminó una oración.

Una era digitalmente funcional no tiene necesidad del doble espacio. De hecho, las editoriales, el periódico y las revistas eliminaron la práctica de la doble espacios en el 1940, Después del advenimiento del ejecutivo de IBM, una máquina de escribir de primer nivel. Amigos, es 2018. Deberías estar espaciando tus oraciones como. Este.

No.  Como.  Este.

5 Eres doble hyphening.

El EM -Dash (uno de estos: -) es lo que estás tratando de hacer. Golpea el cambio, alternativo, y el guión (esta: -) teclas al mismo tiempo.

6 Estás usando la firma móvil incorrecta.

Seguramente has visto algunas firmas de correo electrónico dignas de vergüenza, la mayoría de las cuales tienden a provenir de la multitud que siempre trabaja. ("Enviado desde el móvil. Perdona cualquier tpyos "es un clásico.) No hagas las mismas dificultades. Si está disparando un correo electrónico desde el camino, solo diga que literalmente. De acuerdo a Ben Dattner, Un entrenador ejecutivo, la mejor firma de correo electrónico móvil que puede tener es tan simple como: "Enviado desde la carretera."Está claro, efectivo e incluso viene con la ventaja adicional de evocar un aire de indiferente similar a Kerouac.

7 estás mal-pasando mal.

Si está copiando texto de un documento externo de Source-a Word o una hoja de cálculo de Excel, diga que querrá borrar cualquier formato antes de presionar enviar. De lo contrario, su texto aparecerá en la bandeja de entrada del destinatario, todo conformado. Para borrar el formateo, si usted es uno de los miles de millones de usuarios de Gmail, resalte el texto que necesita fregado y presione el pequeño cuadro "TX". Encontrarás eso a la derecha del Opciones de formato barra de herramientas. (Ese es el botón que se ve así: A.) AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

8 Definitivamente estás escribiendo mensajes OOO mal.

Como Jane Scudder, profesora de la escuela de negocios de Loyala University Chicago, aconseja, hay un solo formato a seguir cuando está redactando un mensaje fuera de la oficina:

Gracias por tu email. Soy OOO desde el martes 12 de junio hasta el viernes 15 de junio sin acceso al correo electrónico. Si esto es urgente, comuníquese con [la persona que está debajo de usted en la cadena de comandos o, si tiene uno, su nombre de asistente de correo electrónico que pronto se inundó] en [su dirección de correo electrónico]. De lo contrario, responderé a todos los mensajes cuando regrese.

Para detalles a nivel de nitpick, me gusta terminar el mensaje en su último día o su primer día de regreso o si incluir un número de teléfono de no consultar a nuestro francamente también guía integral sobre el asunto.

9 Estás arruinando los accesorios.

Nunca arrastre y suelte los archivos adjuntos de imagen en un correo electrónico. Durante el proceso, puede hacer las dimensiones o el tamaño del archivo de la imagen, lo que significa que su destinatario podría recibir una versión de menor resolución (fea y pixelada) de la foto. En su lugar, diríjase al icono de clip de papel en su correo electrónico y busque y cargue el archivo de esa manera.

10 no eres hipervilete.

Lanzar URLs al alza en el cuerpo de un correo electrónico es feo, engorroso y, sobre todo, fácil de solucionar. Solo resalta el texto que desea hipervínculo, presione comandante, y pegar la URL en el campo que aparece. Entonces, tu texto se verá así.

11 Estás usando demasiados períodos.

El lenguaje evoluciona en el tiempo, sino que no solo me refiero a palabras con significados mercuriales, o frases transitorias que se han perdido en la historia. Cambios de puntuación también. Toma el período, por ejemplo. Durante siglos, significó que una oración ha terminado y nada más. Estaba completamente desprovisto de cualquier sustancia o emoción más allá de eso.

Pero en estos días, como han señalado los investigadores de las universidades de Binghamton y Rutgers, poner fin a una oración en un período puede aparecer como, en el mejor de los casos, cortés o, en el peor, enojado. (Aunque no necesitas ciencia para decirte que cada "está bien." o no."Recibes se siente como un juego.) Entonces, a menos que sea un correo electrónico formal, minimice el uso de su período. Use menos puntuación de Harsh-EM-Dashes, elipses, comas, colons y semicolons para unir sus pensamientos juntos.

12 Estás haciendo líneas de asunto todo mal.

La mayoría de las bandejas de entrada de correo electrónico de escritorio cortan la pantalla de la línea de asunto a 60 caracteres. Sin embargo, en los teléfonos inteligentes, esa pantalla se corta en un recuento de caracteres tan bajo como 25, dependiendo del dispositivo. (Las pantallas más grandes, como las del iPhone 8 Plus, mostrarán hasta 30 caracteres.) Para asegurarse de que se lea toda su línea de asunto, mantenga las cosas cortas y dulces. Ah, y no olvides llenarlo. Pocas cosas son más circunspectas que recibir un correo electrónico "(sin sujeto)" de un extraño.

13 Estás usando la fuente incorrecta.

Helvetica es banal. Times New Roman es arrogante. Comic Sans es .. .simplemente no. Al seleccionar correos electrónicos, quede con lo básico: sans serif. Es inacudente y fácil de leer. Además, la fuente representa en cada navegador web, por lo que su mensaje se entregará según lo previsto, con toda la estilización de fuentes intacta (cursiva, en negrita, subrayada, que algo), a su destinatario.

14 Estás metiendo todo en un párrafo.

Agrupar todo su texto juntos es antiestética y, dependiendo de cuánto esté diciendo, desorganizado para un grado confuso. Siga esta regla: cada párrafo debería tener uno punto, y cada punto merece su propio párrafo (incluso si es solo una oración). Rompa su texto en consecuencia.

15 estás haciendo errores tipográficos.

Eres mejor que eso.

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