17 reglas de etiqueta de correo electrónico no escrita que nadie te enseñó nunca

Cuando se trata de correo electrónico, puede pensar que sabe todo lo que hay que saber. Después de todo, la mayoría de nosotros enviamos y recibimos un promedio de 121 correos electrónicos por día, Según la firma de investigación de mercado tecnológico, el grupo Radicati. Pero a pesar de que es probable que pase una parte significativa de cada día trabajando en su bandeja de entrada, probablemente podría aprender una o dos cosas. En realidad, hay un montón de reglas de etiqueta por correo electrónico que regularmente lo eluden a usted y a muchas otras personas en su lista de contactos. Quiere asegurarse de que esté siendo educado electrónicamente? Estas son las 17 reglas de oro de correo electrónico que probablemente no sabía, pero necesitas saber.

1 Responde en el momento en que recibe un correo electrónico, incluso si necesita más tiempo.

Nadie aprecia recibir una respuesta a un correo electrónico semanas después de haberlo enviado. De hecho, una encuesta de 2018 realizada por la firma de consultores Toister Performance Solutions reveló que el 41 por ciento de las personas esperaba una respuesta por correo electrónico de sus compañeros de trabajo en menos de una hora. (Comience a redactar notas de disculpa a su departamento de contabilidad ahora!)

Por supuesto, algunas respuestas por correo electrónico requieren que mastice sus pensamientos y redacte un mensaje medido. En esos casos, la solución es fácil: responda en cuestión de minutos para que el remitente sepa que recibió su mensaje, pero necesita un poco más de tiempo para resolver las cosas. De esa manera, saben que ha tomado su correo electrónico en consideración y no los ignoró simplemente.

2 Use "responder todo" con precaución.

Hay una diferencia crucial entre las opciones de "respuesta" y "responder todas". Y sin embargo, muchos usuarios de correo electrónico desafortunadamente no se dan cuenta de que. En caso de que sea uno de ellos, sepa que cuando elige este último, cada destinatario que fue recogido en el mensaje original recibe su respuesta, y, la mayoría de las veces, no necesita inundar las bandejas de entrada de todos.

Estos mensajes de masa innecesarios son un flagelo, hay un término coloquial para describirlos: "Responder Allpocalypse."Entonces, la próxima vez que responda a un correo electrónico masivo, considere quién realmente necesita leer su respuesta: toda la compañía o simplemente el remitente original?

3 Si quieres una respuesta de alguien, no los cc.

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Cuando cc alguien por correo electrónico, lo que significa que está "carbonizando", generalmente indica que desea mantenerlos en la conversación, pero no necesariamente no busca una respuesta de ellos. Y, como profesional de capacitación Dannielle Walz advierte, el uso indebido de la opción CC puede conducir a problemas de comunicación.

"Al cc, sus colegas en muchos correos electrónicos, pueden comenzar a dejar de ver sus correos electrónicos como importantes y pueden colocarlos directamente en una 'carpeta de referencia' o 'leer carpeta posterior'", escribió en una publicación de LinkedIn. "Esto puede conducir a que se pierda información importante en el futuro."

Entonces, si espera una respuesta de alguien, coloque su dirección de correo electrónico en el campo "a" y use la función "CC" con moderación.

4 Comprender cuándo y cuándo no usar BCC.

El campo BCC es aún más complicado, evadiendo constantemente incluso los usuarios de correo electrónico más experimentados. Pero vamos a desglosar: BCC significa "copia de carbono ciego", por lo tanto, si bien es similar a CC-ing, BCC -ing no muestra el correo electrónico de esa persona a otros destinatarios, lo que significa que nadie más en la cadena verá que usted los incluyó.

Entonces, ¿cuándo está bien usar BCC?? Hillel Fuld de Cª. La revista dice que es estrictamente para correos electrónicos masivos o cuando alguien lo presenta por correo electrónico a otra persona.

"En cualquier otro caso, cuando envías un correo electrónico a alguien y BCC a alguien más, estás siendo deshonesto o no", señala Fuld. "Estás enviando un correo electrónico a la persona X y sin que él lo sepa, dejando que la persona y espíen tu conversación. La persona X no tiene idea de que alguien más está leyendo este correo electrónico, cuando en realidad también se lo envió en secreto a otra persona."

5 Use marcos de exclamación con moderación.

Es fácil lanzar un signo de exclamación en sus correos electrónicos aquí y allá, pero trate de no hábil. Si bien históricamente se usan para indicar emoción, en un correo electrónico, los marcos de exclamación se pueden confundir fácilmente con fonedad o agresividad pasiva.

"El uso del signo de exclamación innecesario en [un] correo electrónico puede destruir fácilmente el significado subyacente de su texto", Anna Verasai explica en Resumen de recursos humanos. "Úselo solo cuando necesite enfatizar algo importante. Piense en cómo su lector podría interpretar el mensaje cuando lo lea."

6 Sea cauteloso con su uso del humor.

A todos les encanta una buena broma de vez en cuando, pero debido a que el tono se puede malinterpretar cuando no es correspondiente en persona, es mejor dejar las bromas fuera de sus correos electrónicos. "Reserve el humor para una llamada telefónica o en persona", profesor de escritura de negocios, David Silverman, escribió en el Harvard Business Review. "De esa manera, cuando hay un silencio atónito en el otro extremo de la línea o en el otro lado de la mesa de conferencias, podría decir: 'Creo que no te das cuenta de lo gracioso que me considero ser y, dado eso, yo, yo cree que me detendré ahora."

Pero en serio: un estudio fundamental de 2005 publicado en el Revista de Personalidad y Psicología Social reveló que, si bien los remitentes predijeron que sus destinatarios podrían descifrar con precisión su tono del 80 por ciento del tiempo, los destinatarios solo pudieron leer con precisión el tono del 56 por ciento del tiempo.

7 omita la jerga.

Con el surgimiento de la mensajería instantánea, las formas abreviadas del idioma inglés se han vuelto más utilizados como "u" para "usted" o "querer" en lugar de "querer"."Pero, al igual que el humor no suele quedarse cuando se trata de correos electrónicos, la jerga es un no-go similar. Según una encuesta de OnePoll, el 37 por ciento de las personas pensó que el uso de la jerga en el lugar de trabajo era inaceptable, y el 55 por ciento dijo que omita el "jajaja" cuando se trata de enviar un correo electrónico a su jefe.

8 Presta atención a la línea de asunto.

Las líneas de asunto son simples, pero necesarias. Y dado que la mayoría de los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles-55 por ciento, según la empresa de entregas de correo electrónico, la ruta, es importante clavarlos. Las líneas de asunto cortas, concisas y directas son las mejores. El propósito de su correo electrónico debe establecerse claramente y debe limitarlo a cinco palabras o menos, porque los dispositivos móviles cortan cualquier palabra después de eso.

9 incluyen una firma.

¿Alguna vez has recibido un correo electrónico de alguien y te has preguntado: "¿Quién es este? de?"Aunque la dirección del remitente puede darle algunas pistas sobre quiénes son, a veces no es suficiente. Una firma al final de su correo electrónico puede informar inmediatamente al destinatario de quién es usted, qué hace y cómo pueden contactarlo aún más.

La gente de la agencia de marketing integrada, Ocreative, dice que tener un cuadro de firma de correo electrónico es "como entregarle a una persona una tarjeta de presentación cada vez que envía un correo electrónico."Si aún no tiene uno, agregue una firma que incluya su nombre completo, posición, número de teléfono, correo electrónico, sitio web y un logotipo comercial.

10 Recuerda besar (mantenerlo corto y simple).

El método de beso es algo que la mayoría de nosotros se enseñó en la escuela primaria, pero eso no significa que sea menos necesario más adelante en la vida. Boomerang, una aplicación de productividad por correo electrónico, investigó los métodos clave para obtener más respuestas de correo electrónico. Su mayor comida para llevar? Es mejor escribir como si tuvieras ocho años.

Su investigación encontró que los correos electrónicos que se escribieron a un nivel de lectura de tercer grado tenían un 36 por ciento más de probabilidades de ser respondidos que los escritos en un nivel de lectura universitaria.

11 Llegar la atención sobre los archivos adjuntos.

Los archivos adjuntos son a veces una parte necesaria del proceso de correo electrónico, pero debe saber muy bien cómo usarlos antes de adjuntar con abandono. En largas cadenas de correo electrónico, a veces pueden pasar desapercibidos o pasarse por alto, y los archivos adjuntos inesperados también tienden a no estar abiertos porque los destinatarios desconfían de los virus electrónicos.

La mejor solución es llamar a sus archivos adjuntos en el cuerpo de su correo electrónico. Grammarly dice que la mejor manera de notificar al destinatario de los archivos adjuntos es incluir un mensaje al final de su correo electrónico que diga algo como "He adjunto [el elemento]" o "Consulte el [elemento] adjunto para obtener más detalles."

12 estandariza tu fuente.

Si bien jugar con estilos de fuentes y colores puede ser divertido, no hay lugar para el cómic rosa brillante en el mundo profesional. Resulta que el uso de fuentes es extremadamente importante cuando se trata de comunicación digital, según Colin Wheildon, autor de Tipo y diseño: ¿te estás comunicando o simplemente haciendo formas bonitas?? "Es posible volar las tres cuartas partes de nuestros lectores simplemente eligiendo el tipo equivocado", dijo a los escritores y artistas estadounidenses.

Entonces, ¿a qué fuentes deberían seguir cuando se trata de correos electrónicos?? Magrail recomienda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.

13 Revise todo.

Al escribir un correo electrónico, lo más probable es que cometas un error; Después de todo, solo eres humano. Sin embargo, los errores a menudo no se miran cuando se trata de correos electrónicos de trabajo. En una encuesta gramatical de casi 2,000 encuestados, el 67 por ciento dijo que era no Está bien hacer errores tipográficos en correos electrónicos, mientras que solo el 6 por ciento pensó que era un error aceptable.

14 Ingrese la dirección de correo electrónico al final.

La forma más fácil de asegurarse de no enviar un correo electrónico antes de que esté listo o antes de que se haya eliminado de cualquier error tipográfico? Espere hasta que todo esté en forma superior antes de ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario. Como saben, cometer errores por correo electrónico es uno de los más fácilesformas de causar la impresión equivocada.

"No es solo la profesionalidad el problema", Karen Kessler, Presidente de Evergreen Partners, dijo Forbes. "Lo que está en juego es la reputación del empleado y la empresa u organización. Hemos visto malas decisiones de correo electrónico conduciendo a consecuencias negativas para el empleado-DISMISSAL y para la organización como bien litigación."

15 y verifique el nombre de su destinatario.

Un gran error que debe evitar es deletrear mal el nombre de su destinatario, así que asegúrese de verificar el triple antes de presionar enviar. Muchas personas ven el acto de escribir mal un nombre como perezoso y desconsiderado, especialmente Cuando la ortografía correcta está en la dirección de correo electrónico. ¿Qué debes hacer si accidentalmente comete ese error?? Kathryn Shanley, propietario de mi edición de la pluma roja, dice que una disculpa inmediata es la clave para mantener su credibilidad.

16 Para negocios profesionales, use una dirección de correo electrónico profesional.

Si bien una dirección de correo electrónico personal está bien usar cuando se corresponde con amigos o familiares, manténgala fuera del ámbito comercial profesional. Esto es especialmente importante en una situación de vendedor de consumidores. Una encuesta de Godaddy 2016 de 1,000 estadounidenses reveló que el 75 por ciento cree que tener un correo electrónico profesional es un factor importante para confiar en un negocio en línea, y el 33 por ciento dudaría de la legitimidad de un vendedor si usara una dirección de correo electrónico personal.

"Nunca olvidas una primera impresión, ya sea en la vida real o en línea", el director de productos de GoDaddy, Steven Aldrich, dijo en un comunicado. "A menudo, su primera interacción directa con un cliente se lleva a cabo por correo electrónico y, por lo tanto, lucir profesional en este contexto es muy importante."

17 Recuerda que cualquier cosa se puede compartir.

Ya sea a través del reenvío, BCC o simplemente flashear su teléfono en la cara de alguien, es importante recordar que cualquier cosa que escriba en un correo electrónico puede ser visto por alguien que no sea el destinatario previsto. Por lo tanto, toda su comunicación electrónica debe ser profesional y sin riesgos. Después de todo, los correos electrónicos pueden ser admisibles en la corte, por lo que es mejor no enviar nunca nada que pueda usarse en su contra más tarde. Y para obtener más formas de mejorar su vida laboral, consulte los 25 trucos geniales para trabajar más inteligente y no más difícil.

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