17 hacks de correo electrónico genio que mejorarán tu vida

Seis puntos. Esa es cuántas horas, según un estudio reciente encargado por el gigante tecnológico Adobe, que los estadounidenses gastan, en promedio, respondiendo a correos electrónicos todos los días. Dicho de otra manera: gastas un todo tercero de su vida de vigilia pegada a su bandeja de entrada, respondiendo a los hilos de mensajes que, francamente, podrían ser calificados por una charla de cinco minutos en IRL. Alguien tiene que ceder.

Afortunadamente, conseguir que algo para dar es, en muchos casos, tan fácil como presionar un botón. Al implementar una serie de tácticas probadas y verdaderas, puede reducir sus horas gastadas en el correo electrónico hasta nada. Solo piense: ¿cuánto tiempo ahorraría si nunca tuviera que descargar manualmente un archivo adjunto nuevamente?? ¿O qué pasaría si pudieras retirar un correo electrónico apresurado del éter, ahorrándote el tiempo (y en pánico!) Pasé redactando un "lo siento mucho, no quise enviar ese" correo electrónico?

Sí, todo este jujitsu de Internet es posible. Hemos improvisado los 17 mejores hacks de correo electrónico de ahorro de tiempo, mejoramiento para la vida y que aumentan la eficiencia a continuación. Así que sigue leyendo, porque esa bandeja de entrada de Follado cero espera. Y para más formas de aprovechar al máximo tus 6.3 horas, no se pierda 15 correos electrónicos de negocios abiertos en frío que lo distinguen.

1 cancelar la suscripción masiva.

Es una buena apuesta que su bandeja de entrada está tan abarrotada como un dormitorio senior durante las finales. También es una buena apuesta que la mayor parte de ese desorden se deba a correos electrónicos diarios o semanales de minoristas, organizaciones y otros boletines que puede haber registrado a lo largo de los años. Usando Unroll.Yo, puede rastrear todas las listas que puede estar encendido y cancelarse de cualquiera que ya no desee recibir información. De hecho, uno Mejor vida El editor pudo usar Unroll.para identificar en la friolera 135 suscripciones. Cuantos aparecerás? ¿Y cuántos podrías hacer sin?

2 activar los atajos de teclado.

Todos conocemos los atajos básicos de teclado. (Dominio-A: seleccionar todo. Dominio-C: Copiar. Dominio-PAG: pegar. Etc.) Pero los usuarios de Gmail tienen la capacidad de activar un conjunto avanzado de accesos directos. Primero, ve a ajustes. Clickea en el general pestaña. A mediados de camino, verás un atajos de teclado opción, apagado de forma predeterminada. Encídalo y obtendrá acceso a estas teclas fáciles:

• C: Comience un nuevo mensaje
• Cambio-C: Inicie un nuevo mensaje en una nueva ventana
• D: Inicie un nuevo mensaje en una nueva pestaña
• F: Reenviar un mensaje
• #: eliminar un mensaje
• Cambio-I: marque un mensaje como leído
• Cambio-U: marque un mensaje como no leído
• Dominio-S: Guarde un mensaje

3 y luego automatizarlos.

Si tiene problemas para memorizar este compendio de atajos de teclado, KeyRocket, un complemento Google Chrome, le recordará a medida que escriba. (No invasivamente, por supuesto.) Y para más formas de convertirse en una máquina de productividad, aprenda las 15 formas de duplicar su productividad en la mitad del tiempo.

4 Use hashtags.

Sí, realmente, la herramienta organizativa de firma de las redes sociales también funciona para correo electrónico. Agregue un hashtag o dos al final de su firma, la parte del correo electrónico que generalmente se recorta, por lo que los destinatarios no verán ni juzgarán su etiqueta "#WorkhardPlayhard" para una búsqueda fácil. Simplemente escriba el hashtag en el campo de búsqueda en la parte superior de su bandeja de entrada y aumentará cada correo electrónico codificado con él.

5 Habilitar la opción "no indicada".

Todos hemos estado allí: envías un correo electrónico, lo envías al éter e inmediatamente te das cuenta, Oh, no, Ese mensaje no estaba listo para enviar. Resulta que puede devolver sus mensajes del Brink instalando un retraso útil. En Gmail, por ejemplo, hazte ajustes, entonces general. Encontrarás el Botón Deshacer Como la quinta opción. Encenderlo. Puede seleccionar entre un menú desplegable de intervalos de 10 segundos; dictarán cuánto tiempo tiene antes de que su mensaje se envíe para siempre.

6 Establecer esa función en 10 segundos.

Un consejo: si usa el correo electrónico como un servicio de mensajería instantánea de facto, recomendamos establecer el Botón Deshacer a 10 segundos. De esa manera, sus respuestas no se enviarán con un retraso de medio minuto. No, 30 segundos no suena mucho, pero vamos a decirlo de esta manera: si su servicio de elección (Slack, Gchat, Facebook Messenger, lo que sea!) mantuvieron todos los mensajes salientes durante tanto tiempo, sus contactos crecerían rápidamente.

7 o simplemente complete el campo "para" el último.

Es un buen hábito adoptar, amigos. (Ver dos diapositivas anteriores.)

8 Use este signo apagado.

"Para un correo electrónico que comience con un saludo de 'hola' o 'hola', un cierre como 'mejor' sería consistente", dice Patricia Napier-Fitzpatrick, Fundador y presidente de la Etiquette School de Nueva York. "'Lo mejor', aunque se usa en exceso, es uno de los cierres más seguros en general, porque es inofensivo y universalmente apropiado."Así es: a pesar de su uso excesivo desenfrenado," lo mejor "es la mejor manera de firmar sus correos electrónicos.

9 y esta firma de correo electrónico.

Cuando estés en el camino, al menos, querrás renunciar a frases molestas y cursis ("Por favor, perdona cualquier error tipográfico."" Enviado desde mi 1.21 procesador Gigawatt."" Enviado desde mi iPhone, considere el entorno antes de imprimir.") En lugar de algo simple, elegante, directo:" Enviado desde el camino." De acuerdo a Ben Dattner, Un entrenador ejecutivo, verifica todas esas casillas al tiempo que evoca un ambiente de Kerouac-esque. No es de extrañar que sea la firma de teléfono inteligente de correo electrónico que todos deberían tener.

10 y este mensaje fuera de la oficina.

De acuerdo a Jane Scudder, Profesor de la Escuela de Negocios de la Universidad de Loyala de Chicago, cuando está completando un mensaje fuera de la oficina, este es el formato al que debe tener:

Gracias por tu email. Soy OOO desde el martes 12 de junio hasta el viernes 15 de junio sin acceso al correo electrónico. Si esto es urgente, comuníquese con [la persona que está debajo de usted en la cadena de comandos o, si tiene uno, el nombre de su asistente de búsqueda de café] en [su dirección de correo electrónico]. De lo contrario, responderé a todos los mensajes cuando regrese.

Para detalles a nivel de nitpick, me gusta terminar el mensaje en su último día o su primer día de regreso o si incluir un número de teléfono de no consultar a nuestro francamente también guía integral sobre el asunto.

11 Cambiar la densidad de visualización.

Los usuarios de Gmail pueden elegir entre tres densidades de pantalla diferentes para su bandeja de entrada: cómodo, acogedor y compacto. La densidad de visualización no afecta nada más que cuánto espacio en blanco entre cada mensaje en la pantalla de su bandeja de entrada. Es poco más que una cuestión de preferencia, pero piense en sus términos de, bueno, un documento de término. Cómodo es como un espaciado de doble línea, donde el acogedor es un espacio de línea individual, y el compacto es similar al espacio medio.

12 No olvides archivar.

Puede eliminar los correos electrónicos de su bandeja de entrada sin tener que purgarlos totalmente de la existencia a través de la carpeta de basura. Al "archivar" mensajes individuales, inmediatamente se ocultarán de su bandeja de entrada y todas sus carpetas. Pero aún puede rastrearlos, si es necesario, a través de la función de búsqueda. En Gmail, puede archivar los mensajes instantáneos después de abrirlos haciendo clic en la pequeña "X" que aparece junto a la línea de asunto.

13 Sigue la regla de dos minutos.

Defendido por expertos en productividad de todas las rayas, la regla de dos minutos es una forma segura de abordar el estrés relacionado con el correo electrónico. Así es como funciona: si puede responder y olvidarse de un correo electrónico en dos minutos o menos, abordarlo de inmediato. Si no, arrojalo a un lado para más tarde.

14 respuestas por correo electrónico por lotes.

Para reducir la cantidad de tiempo que pasa pegado a la pantalla atrapada en los intercambios de ida y vuelta, designe los tiempos de su día como períodos de "respuesta por correo electrónico". (Tal vez sea una hora por la mañana y 90 minutos por la tarde. Tal vez son tres horas después del almuerzo. Lo que funcione para ti!) Entonces, solo responda a los correos electrónicos durante estos plazos y nunca fuera de ellos. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb

15 Cape tus correos electrónicos a 140 caracteres.

Sí, al igual que un tweet (o al menos un tweet de Revolution anterior a 280). Como Andrew Torba, El CEO de GAB, la red social, aconsejada en una publicación media, es mejor mantener sus correos electrónicos lo más corto posible. "Me gustaría ayudarte a resolver el problema x. Yo hago y y z sugirieron que conectáramos. Estás libre para chatear?"No hay necesidad de saludos floridos en absoluto.

16 Establecer archivos adjuntos a la carga automática.

Si esto, entonces eso (ifttt), una aplicación de optimización de correo electrónico, puede ayudarlo a establecer un "lenguaje" específico, por así decirlo, que eliminará un montón de slog de tipo intermediario. Por ejemplo: si un correo electrónico entrante tiene un archivo adjunto, IFTTT lo descargará automáticamente en su unidad de Google.

17 No responda a correos electrónicos después de horas.

No es ningún secreto que los estadounidenses están sobrecargados de trabajo y, como reveló ese estudio de Adobe, gran parte de ese exceso de trabajo proviene de un correo electrónico frecuente. Es por eso que, a principios de este año, los miembros del Consejo de la Ciudad de Nueva York introdujeron un proyecto de ley que haría ilegal que las empresas exigieran a los empleados que revisen los correos electrónicos después del horario.  (Está inspirado en una ley actualmente en los libros en Francia, donde las empresas con personal mayor de 50 tienen que establecer pautas estrictas sobre el trabajo fuera de horario, o de lo contrario enfrentan sanciones financieras.)

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